Hedorfs Fond: Politik for beskyttelse af persondata
Hedorfs Fond (fonden) og Hedorf A/S (selskabet) lægger i sin behandling af personoplysninger vægt på principperne om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed. Det er et selvstændigt mål, at det skal være tryg at færdes på de respektive fondens hjemmesider, ligesom det skal være trygt at ansøge fonden om midler.
Registrering af ansøgernes personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger er i hvert enkelt tilfælde begrænset til, hvor der er nødvendigt for at opfylde det pågældende formål. Endvidere skal ansøgere til fonden selv indberette de ønskede og nødvendige personoplysninger. Således er der fuld gennemsigtighed i forhold til hvilke personoplysninger fonden har adgang til og behandler. Imødekommes ansøgningen helt eller delvist vil ansøgeren supplerende skulle oplyse personnummer samt registrering- og kontonummer på det pengeinstitut, hvortil donationen skal udbetales. I forlængelse heraf, kan donationen være betinget af, at man dokumenterer optagelse på det pågældende uddannelsessted, rejse- og opholdsudgifter, andre relevante budgetomkostninger samt at der efterfølgende fremsendes en rapport om studieopholdet.
Cookies
Denne hjemmeside bruger ikke cookies.
Formålet med personoplysningerne
Formålet med personoplysningerne er knyttet til Fondens vedtægter og behandlingen af den konkrete ansøgning, hvor der udover kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer og emailadresse) er behov for at kende formålet med ansøgningen. Formålet med behandling af cpr-nummeret skal ses i sammenhæng med Fondens indberetningspligt i forhold til SKAT og behandlingen af ansøgerens registrerings- og kontonummer som konsekvens af, at donationen alene kan udbetales gennem et pengeinstitut.
Fremsendelse af ansøgning
Ansøgning kan alene foretages på fondens hjemmeside. Denne procedure sikrer en systematisk og overskuelig behandling af personoplysningerne. I det omfang, at fonden modtager ansøgninger via mails eller breve, vil ansøgeren blive informeret om, at ansøgning alene kan foretages som beskrevet ovenfor. Samtidig modtager ansøgeren meddelelse om, at den pågældende mail/det pågældende brev – og dermed samtlige personoplysninger – er slettet jf. afsnittet om sletning af personoplysninger.
Opbevaring af persondata
Fonden drager omsorg for, at informationerne beskyttes mod uautoriseret eller ulovlig behandling. I det omfang, at opbevaringen af personoplysninger sker fysisk, vil materialet befinde sig i et aflåst skab på et aflåst kontor, hvortil kun den dataansvarlige har adgang. Sker opbevaringen elektronisk, anvendes der adgangskoder jf. afsnittet om datasikkerhed.
Opbevaringen af personfølsomme data finder sted i overensstemmelse med gældende lovregler for området. Bogføringsloven tilsiger en opbevaringspligt på 5 år, hvilket også omfatter ansættelseskontrakter, fratrædelseskontrakter, ansøgninger m.m. Der kan i særlige situationer eksistere en legitim interesse i en opbevaringsperiode på op til 10 år. I så fald vil ansøgeren blive informeret særskilt herom, ligesom ansøgeren i hvert enkelt tilfælde skal godkende en sådan længere opbevaring.
Videregivelse af personoplysninger
Persondata vil kun blive videregivet til skattemyndighederne, det relevante pengeinstitut, Bluegarden samt til fondens revisionsselskab. Der er indgået databehandleraftale med bl.a. pengeinstitut og revisionsselskab, således at alle oplysningerne behandles i henhold til lovgivningen. Behandlingen af ansøgningerne om rejselegater sker af fondens bestyrelse på basis af anonymiserede oplysninger om ansøgeren.
Sletning af personoplysninger
Efter udløbet af opbevaringspligten på 5 år, vil alle personoplysninger blive slettet. Såfremt ansøgningen ikke imødekommes, vil ansøgningen – og dermed samtlige personoplysninger – umiddelbart efter beslutningen om afslaget blive slettet, og ansøgeren vil blive informeret om afslaget samt den foretagne sletning. I det omfang, at fonden modtager ansøgninger via mails eller breve, vil ansøgeren blive informeret om, at ansøgning alene kan foretages via fondens hjemmeside. Samtidig modtager ansøgeren meddelelse om, at den pågældende mail/det pågældende brev – og dermed samtlige personoplysninger – er slettet. Upåagtet, at der i særlige situationer måtte eksistere en legitim interesse i en længere opbevaringsperiode end regnskabslovens 5 år, vil alle personoplysninger blive slettet efter 10 år. Eventulle spørgsmål om fondens datapolitik kan rettes på telefon 22 56 84 12.
Klageadgang
Er du utilfredshed med den måde, dine persondata behandles på, kan du klage til Datatilsynet, der efterfølgende undersøger sagen og træffer en afgørelse.
Hedorfs Fond
Preben Kaas’ Vænge 5R
2000 Frederiksberg
Tel. 22 56 84 12
fonden@hedorf.dk
Kontaktperson: Direktør Klaus Topholm